眾所周知，出版行業(yè)是一個信息量大、腦力勞動密集型、工作流程復雜的行業(yè)，而且建立ERP管理信息系統(tǒng)較其他行業(yè)，如制造、金融等行業(yè)起步較晚。但隨著出版行業(yè)體制管理改革不斷深入，ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)的應用逐漸廣泛起來，ERP不僅是一套企業(yè)管理軟件，更是一套先進的企業(yè)管理理念，通過先進的信息管理技術工具，實現(xiàn)出版企業(yè)編、印、發(fā)、財核心業(yè)務的一體化管理，有效的解決信息孤島、重復勞動、核算滯后、管理漏洞、經(jīng)營風險等諸多問題，幫助出版企業(yè)實現(xiàn)規(guī)范化管理、精細化管理，以及為管理層提供科學的決策支持，實施ERP也是出版企業(yè)借助科技發(fā)展的必由之路。

我社2009年開始實施用友公司基于NC平臺開發(fā)的出版ERP系統(tǒng)，實施過程中，雖然解決了部門間的業(yè)務和數(shù)據(jù)的銜接問題，用友的靈活設置和自定義報表功能較好地為財務查詢數(shù)據(jù)提供了便利，但由于用友缺乏熟練專業(yè)人員的維護，加上對出版行業(yè)的該系統(tǒng)的支持和重視并不深入，很多功能在實施過程中耗費了大量的時間和精力，隨著使用年限變長出現(xiàn)很多功能變異，導致業(yè)務數(shù)據(jù)傳輸?shù)截攧掌脚_上不準確，需要手工調(diào)整不相符的地方，給財務報表及業(yè)務報表的準確性帶來困擾，使財務和業(yè)務部門增加更大工作量。

隨著領導班子對企業(yè)管理信息化的重視，第一要解決出版社ERP系統(tǒng)的業(yè)務流程科學化管理、數(shù)據(jù)唯一、實時共享，能夠清晰準確的展現(xiàn)出版社經(jīng)營情況；第二要解決出版社ERP系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展性，從產(chǎn)品功能擴展與技術服務支持都要能夠與出版社共同發(fā)展，而不能讓信息化影響出版社的發(fā)展；第三要解決出版ERP系統(tǒng)對出版社數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的支持，實現(xiàn)出版社傳統(tǒng)出版與數(shù)字出版的融合發(fā)展；第四要深入體制管理的改革，就要改變傳統(tǒng)出版管理方式，借助專業(yè)的ERP軟件系統(tǒng)，更加規(guī)范管理出版企業(yè)各環(huán)節(jié)各流程。按照社領導的統(tǒng)一部署，我社專門成立了ERP系統(tǒng)信息化小組，深入調(diào)研和收集現(xiàn)存問題，通過社領導班子多次會議研討，決定對ERP進行全新改造。2016年7月，我社按照嚴格流程委托招標公司公開進行ERP系統(tǒng)招標，最終由北京云章科技有限公司中標，實施云章出版ERP管理系統(tǒng)替換現(xiàn)用的用友NC系統(tǒng)。

2016年8月，雙方人員共同組建了云南教育出版社ERP項目實施小組，針對編輯、出版、發(fā)行、物流、財務等各相關職能部門開展調(diào)研工作，在10月下旬，完成項目的調(diào)研方案、應用方案、數(shù)據(jù)遷移方案。在業(yè)務流程規(guī)劃、系統(tǒng)參數(shù)設置、權限規(guī)劃與分配、歷史數(shù)據(jù)試驗遷移與調(diào)整、靜態(tài)數(shù)據(jù)準備齊全的條件下。2017年1月，完成第一階段新舊系統(tǒng)切換，發(fā)行、物流、發(fā)行財務正式上線。2017年2月，在成本賬、材料賬等平賬完成后，我社編輯、印制、財務正式上線運行。財務上線同時，云章出版ERP系統(tǒng)與用友總賬系統(tǒng)對接上線，所有業(yè)務憑證自動在總賬系統(tǒng)中生成。至此，我社實施云章出版ERP系統(tǒng)全面上線，流程整體鋪開、數(shù)據(jù)全面貫通，在社領導強力支持下，以及云章實施工程師辛苦地帶領下，所有人員按照云章ERP管理系統(tǒng)要求分工合作，協(xié)同作戰(zhàn)，終于在2017年的財務月報、半年報及年報，都順利取數(shù)成功，并通過會計事務所年報審計同時做到按時按質(zhì)上報上級主管單位。

云章公司站在出版行業(yè)的角度為我出版社提供功能更多、更好、更快的云章出版ERP管理系統(tǒng)全新版本v5.0，幫助我社提高了管理水平、加強了內(nèi)部控制，增強防控風險意識，對財務正確取數(shù)有較大地改善。本人總結(jié)了以下幾個方面，希望對其他出版單位的ERP建設財務方面有所幫助。

1、出版ERP管理系統(tǒng)建設成功的關鍵。首先是統(tǒng)一認識，從上而下強力推進；其次是人的因素，必須切實提高出版行業(yè)人員素質(zhì)和操作能力；最后是出版行業(yè)也存在多樣化、復雜化，那么就需要ERP系統(tǒng)對各項業(yè)務進行分類區(qū)別、對不同類別的業(yè)務采取不同的方式進行管理運行。云章出版ERP管理系統(tǒng)對各個業(yè)務類型均能提供有效的解決方案，確保業(yè)務的規(guī)范和財務的準確核算。ERP出版管理信息系統(tǒng)建設是一項十分復雜、難度很大的系統(tǒng)工程。其實施難度不僅在于技術繁瑣、操作復雜，更在于出版企業(yè)的管理理念、管理方式、管理程序都要隨之發(fā)生較大的改變。所以ERP建設需要單位領導直接負責，需要決策層、管理層、操作層等各級相關人員密切配合，需要全體員工共同參與的。有些單位在實施初期，員工都簡單地認為上了系統(tǒng)就是減輕工作量，這樣的認識是不對的。提高效率是ERP項目的最終目標之一，其前提則是每個員工都要保質(zhì)保量并且高效地完成自己的工作。如果某一個員工責任心不夠，不認真負責，那么他所做的工作可能就會出現(xiàn)錯誤。所以首先，要對各個層面的人員進行信息技術和軟硬件操作的培訓。其次，對財務人員單獨培訓。財務人員是財務管理系統(tǒng)的具體操作者，財務人員的素質(zhì)直接影響財務管理水平和ERP建設最終效果。

2、出版ERP管理系統(tǒng)強化了財務管理功能，讓財務部門成為真正的核心數(shù)據(jù)中心。在系統(tǒng)實施中，我也充分感受到財務人員的繁忙和責任重大，當“各路”業(yè)務數(shù)據(jù)匯流到財務部門時，財務部門不斷檢查、核對、協(xié)調(diào)，一發(fā)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)不合理和不正確，又將錯誤的“各路”業(yè)務數(shù)據(jù)返回到源頭上，這樣反反復復上上下下“流動”，同時根據(jù)事實反饋不斷完善修改業(yè)務流程，大力推動ERP建設，做到財務部門的每筆金額帳和業(yè)務員的業(yè)務賬通過系統(tǒng)實時對應，財務部可以實現(xiàn)對業(yè)務管控和監(jiān)控，同時所有業(yè)務憑證通過設置可以全部自動生成會計科目、會計憑證到達財務總賬。

3、加強合同管理，保證款項支付的正確性和真實性。出版合同管理也是ERP系統(tǒng)中十分重要的環(huán)節(jié)，同時也是稿酬支付申請、審核、財務付款的依據(jù)。在合同填報時，我社對合同的關鍵信息進行了表單模板化，將支付單位、計酬方式、合同有效期、具不具備網(wǎng)絡傳播權等重要信息進行了校驗，以此保證數(shù)據(jù)的正確性。在稿酬支付申請和審核時關聯(lián)合同，編輯可按合同約定進行提請，并在合同有效期到期前提醒，同時編務部門合規(guī)合理的復核，以及財務部門進行實時審核，保證款項支付正確性和真實性，三大環(huán)節(jié)和流程的管控很大程度上減少因違反合同或合同過期而產(chǎn)生的差錯，也降低了超出合同約定的法律風險。

4、成本滯后問題一直是出版行業(yè)普遍存在的行業(yè)通病，系統(tǒng)的節(jié)點控制功能使成本及時歸集成為可能。在實際操作中，相關責任人在系統(tǒng)節(jié)點控制前必須把各自涉及到的實際發(fā)生費用通過核定單進入對應項目成本，管理人員對核定費用進行審核，財務最終對核定成本進行監(jiān)控和分析，通過軟件基本可以在圖書入庫前及時歸集各項成本，實現(xiàn)單品種核算。

5、稿費支付非常特殊，是成本費用支付最容易出現(xiàn)紕漏的一個問題。按國家相關法律要求，稿酬代扣稅金的累計計稅方式異常復雜，特別體現(xiàn)在重印書的合并計稅時，通過手工核算需要查找時間跨度長的領取人名單用于合并計稅，非常容易出錯，給財務計稅及報稅帶來很大挑戰(zhàn)。云章出版ERP系統(tǒng)通過軟件公式的運用、付款明細的記錄，實現(xiàn)了稿酬支付的自動化處理，給財務核算工作變得非常輕松。

6、由于我出版社為二級企業(yè)，經(jīng)常要向集團以及主管行政部門上報各種財務會計報表。云章出版ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的管理非常嚴謹，所有數(shù)據(jù)都是經(jīng)過層層環(huán)節(jié)傳輸以及各流程對流入數(shù)據(jù)的審核，確保數(shù)據(jù)的準確性和有效性，為財務輸出報表提供了非常好的數(shù)據(jù)基礎，財務可以在系統(tǒng)中直接生成的數(shù)據(jù)統(tǒng)計表，通過加工計算形成所需的各種明細報表。

目前，我出版社經(jīng)過一年來的使用，遇到的問題大部分已解決，但還希望云章出版ERP系統(tǒng)不斷完善和維護，為出版社長遠的發(fā)展提供持續(xù)的保障與技術支持。

總之，云章出版ERP管理系統(tǒng)是專為出版行業(yè)打造的企業(yè)管理工具，它匯集了數(shù)百家出版社的管理思想和實施經(jīng)驗。目前，我出版社人員都已適應新系統(tǒng)的管理模式，雖然財務人員工作量并未大幅減輕，但確實方便了很多，也使我社業(yè)務流程進一步規(guī)范、數(shù)據(jù)清晰準確、成本費用歸集及時、成本支出有據(jù)有實、收入與成本基本匹配、業(yè)務和財務能夠有效銜接，財務庫存賬、材料賬與業(yè)務三級明細能做到相符，業(yè)務三級明細能與實物一致。由此，以云章出版ERP管理系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)為基礎，財務部門通過經(jīng)營數(shù)據(jù)分析能及時準確地為社領導提供有效經(jīng)營決策。